Microsoft 365 is een veelzijdig pakket waarmee je je productiviteit een boost geeft. Je werkt overal en op elk moment, zonder dat je een eigen infrastructuur voor e-mail, bestanden en een content management systeem hoeft te hosten.
De beperkte rol van Microsoft
Hoewel je dan misschien denkt dat het de volledige verantwoordelijkheid is van Microsoft om jouw bestanden te beschermen, klopt dit helaas niet. Microsoft staat garant voor jouw data bij hardware-falen en/of een natuurramp, en ook kun je verwijderde bestanden uit de ‘prullenbak’ van je pc halen. Microsoft verzorgt daarnaast zelf back-ups die data tot 14 dagen oud kan terughalen. Deze optie is echter vooral voor Microsoft zélf bedoeld; het is een tijdrovende bezigheid wanneer je via deze weg je data terug wilt halen waarbij ook onduidelijk is wanneer je hier weer over beschikt. Bij een calamiteit is dit niet wat je wilt.
Kortom: jouw gegevens, jouw verantwoordelijkheid
Voor de bestanden die je in Teams, OneDrive of SharePoint* aanmaakt, biedt een eigen back-up dus uitkomst wanneer deze per ongeluk worden gewist. Of de oorzaak nu bij een medewerker, een virus of ransomware ligt: het is belangrijk dat je terug kunt vallen op de gegevens die door jou op een andere locatie zijn opgeslagen.
Er zijn dus verschillende redenen om de back-ups zelf te verzorgen, al was het om deze langer te behouden dan de genoemde 14 dagen. Ook wanneer je jouw administratie binnen Microsoft 365 opslaat en je wilt voldoen aan wettelijke bewaartermijnen, is een eigen back-up simpelweg noodzakelijk.
Overigens beveelt Microsoft ook zélf aan back-ups te maken: Microsoft 365 maakt het weliswaar mogelijk altijd bij je data te kunnen; het biedt geen oplossing voor het terughalen van verloren data.
Ook OneDrive biedt geen echte back-up
Dan nog even over OneDrive. Hiermee bewaar je je bestanden in de Microsoft Cloud. Dit klinkt veilig, maar ook dit is geen echte back-up oplossing. We leggen uit waarom: als je een bestand verwijdert of als een bestand geïnfecteerd wordt, dan wordt het automatisch gesynchroniseerd in OneDrive. Met andere woorden: hetzelfde bestand verdwijnt automatisch op alle gesynchroniseerde apparaten, of verschijnt hierop juist in geïnfecteerde vorm.
Heb je hulp nodig bij het maken van back-ups van Microsoft 365? We leggen je graag uit welke oplossingen er zijn om buiten de servers van Microsoft om back-ups te verzorgen die alle onderdelen van Microsoft 365 meenemen, inclusief Teams, OneDrive, Exchange en SharePoint.
*Bij Sharepoint en Outlook (e-mail) wordt weer net anders met verwijderde items omgegaan. Neem gerust contact met ons op voor deze (iets langere) uitleg.
