Al die planningen, deadlines en budgetten. En dan hebben we het nog niet over die eindeloze to do lijstjes en mensen die je moet nabellen om te checken of ze hun werk hebben gedaan… Soms ben je zoveel tijd kwijt aan je administratie dat je aan het eigenlijke werk niet meer toekomt. Hoe mooi zou het zijn als je alle informatie gewoon bij de hand had. Een goede projectmanagementtool maakt het mogelijk! Ideaal voor projectleiders en iedereen die van orde en overzicht houdt.
Keuzestress
De voordelen van projectmanagement software zijn duidelijk, maar welke tool kies je? Google maar eens en je zult versteld staan over alle software waaruit je kunt kiezen. AFAS, ASANA, Exact, JIRA, Monday.com, MS Projects, Oracle PM, Podio, Wrike, Yvi Ruby… Er zijn honderden pakketten op de markt die globaal allemaal hetzelfde doen:
- Het maken van planningen
- Registreren gewerkte uren
- Vastleggen van afspraken en documenten
- Opdelen van het werk in taken
- Toewijzen taken aan medewerkers
Een totaalsysteem vs best-of-breed oplossing?
Dat neemt niet weg dat alle tools hun eigen insteek hebben. Sommige zijn gericht op een bepaalde niche (bv retail of marketingbedrijven), andere op bepaalde functionaliteit. Zo is MS Access vooral geschikt voor het maken van projectplanningen, maar ligt JIRA meer voor de hand als het gaat om het toewijzen van taken aan medewerkers. In de praktijk worden dan ook vaak meerdere tools naast elkaar gebruikt in plaats van één allround systeem.
Zo maak je een weloverwogen keuze
Wat voor jouw organisatie de juiste weg is, is niet zomaar te zeggen. Voordat je een keuze voor een bepaalde oplossing maakt, is het belangrijk om een aantal zaken goed op een rij te zetten:
- Waarom is de software nodig? Welk probleem lost het voor je bedrijf op?
- Welke functionaliteiten zijn het meest relevant voor je bedrijf? Hoe liggen de prioriteiten?
- Wat voor medewerkers gaan met de software werken? Om hoeveel gebruikers gaat het?
- Wil je de software ook integreren met bv Outlook, Google calendar of Teams?
- Ga je voor een cloudoplossing, on-premise of hybride? Of liever gezegd: hoe belangrijk zijn zaken als thuiswerken, opslag van data en schaalbaarheid voor je?
- Hoe volwassen is je organisatie qua project management? Als je volgens Prince en/of Agile werkt, dan is het handig om een tool te kiezen die daarop is ingericht.
Ook de grootte van je projectorganisatie speelt een belangrijke rol. In bedrijven met weinig projecten, kleine teams en nauwelijks afhankelijkheden, kom je al een heel eind met wat lichte tools als Excel en Trello. Naarmate de organisatie groter en complexer wordt, zul je meer uitgebreide en zwaardere systemen nodig hebben. Daar hangt natuurlijk ook een prijskaartje aan!
Keep it simple!
Ons advies is altijd: Keep it simple. Ga niet investeren in allerlei functionaliteit die toch niemand gaat gebruiken, begin met het belangrijkste en bouw het daarna op. Focus je eerst op het belangrijkste en richt je systeem zo in dat je het daarna makkelijk kunt opschalen. Succes met je project!
